Ne commencez pas à planifier votre prochain événement sans lire ces 4 étapes. Bien que nous ne puissions pas identifier tous les détails auxquels vous devrez penser, car cela dépendra en grande partie du type d’événement que vous organisez, nous pouvons vous suggérer quelques bonnes pratiques qu’il est important de suivre pour chaque événement. Nous espérons que ce qui suit constitue un point de départ pour la planification de votre événement

Développer le but et les objectifs de l’événement

La première étape consiste à établir un but et des objectifs concrets. (par exemple, pourquoi organisez-vous cet événement et qu’espérez-vous réaliser?)

Si vous connaissez les objectifs de votre événement avant de commencer à planifier, vous pouvez vous assurer que chaque partie de votre événement est optimisée pour réussir. Essayez-vous de sensibiliser le public à une cause ou collectez-vous un montant prédéterminé de dons pour votre prochain projet?

Fixer un objectif avec des mesures quantifiables du succès aidera votre équipe à atteindre vos objectifs.

Fixer une date

La date est peut-être déjà prédéfinie pour un événement récurrent, mais s’il s’agit d’un nouvel événement, tenez compte des points suivants avant de préciser votre date:

• Donnez-vous assez de temps! Idéalement, vous devriez avoir 4 à 6 mois pour planifier (selon la nature de votre événement)
• Évitez les périodes de vacances scolaires (par exemple, vacances d’hiver, de printemps et d’été)
• Vérifiez les dates avec les participants clés – par exemple, orateurs, présentateurs, invités VIP, etc.

Une fois que vous avez défini votre date, réservez votre salle immédiatement. Votre événement doit avoir une date et un lieu précis avant de pouvoir commencer à annoncer. Cette tâche doit donc être achevée le plus tôt possible dans la période de planification.

Établir un budget

Votre budget doit inclure des estimations pour tous les éléments clés identifiés dans votre plan d’événement. N’oubliez pas d’inclure les frais de déplacement ou d’hébergement des orateurs, des présentateurs, etc. Et si vous avez un grand budget vous pouvez embaucher un organisateur d’événement nous vous recommandons The Spain Event

Créer un plan:

Ce plan devrait englober tous les aspects de l’événement, y compris:

• Gestion des lieux, de la logistique et de la restauration (contrats, permis, assurances, etc.)
• Intervenants / présentateurs (identification, confirmation, logistique et gestion)
• Activités / animations
• Publicité / promotion (en ligne et hors ligne, par exemple: page Web et promotion en ligne; calendriers d’événements; programmes imprimés; relations avec les médias; affichage; médias sociaux, etc.)
• Gestion des sponsors / partenaires

Lors de la planification de votre événement, envisagez de créer un calendrier détaillé afin que tout se déroule bien.